Más allá de las hojas de cálculo: creando flujos para la definición, validación e interoperabilidad de variables clínicas

Resumen

Las hojas de cálculo siguen siendo el estándar para definir y recoger variables clínicas, pero su flexibilidad las vuelve frágiles y propensas a errores. Presentamos un rediseño centrado en la persona del flujo de definición de variables dentro de una plataforma que integra datos clínicos estructurados e imágenes médicas. La propuesta sustituye la creación manual del esquema en procesadores de hojas de cálculo por un editor web interactivo y la generación automática de plantillas validadas a partir del esquema interno de la plataforma, reduciendo la carga cognitiva y previniendo errores de formato y semántica, con retroalimentación accionable en la carga. El flujo BPMN actualizado conecta el modelado de variables con una entrada de datos guiada y validaciones, cumpliendo heurísticas clave como visibilidad del estado, prevención y recuperación de errores. Entre las limitaciones persiste la entrada de datos fuera de línea; como trabajo futuro se plantean estudios de usabilidad, interoperabilidad semántica y asistencia con inteligencia artificial para sugerir variables.

Abstract

Spreadsheets are still the default for defining and collecting clinical variables, but their flexibility makes them fragile and error-prone. We present a user-centered redesign of the variable-definition workflow inside a platform that manages structured clinical data alongside medical images. The proposal replaces manual, spreadsheet-based schema creation with an interactive web editor and automatically generated, validated spreadsheet templates derived from the platform’s internal schema. This shift reduces cognitive load, prevents common formatting and semantic errors, and offers immediate, actionable feedback during data upload. The updated BPMN workflow connects variable modeling with guided data entry and validation, addressing key usability heuristics such as system status visibility, error prevention, and recovery. Remaining limitations (continued offline data entry) and future directions include usability studies, semantic interoperability, and artificial intelligence-assisted variable suggestions.